無駄な会議はなくせ！有意義な会議をするためのゴールデンルールとは？

【大前研一さんの言葉】  

会議時間が1時間だとすると、最初の50分が会議主催者からの議案の説明に費やされ、議題に即した議論はわずか7～8分程度しか行われず、最後の2～3分で結論を出す。
---これが日本の会議の典型的パターンだ。

10分にも満たない時間で活発な議論を交わすのは無理である。

会議で議論を重ねた上での結論を出すのは、私の経験上、次の4点が不可欠だ。

1. 会議の開催時間は30分。
2. 最初の30分で議案の背景にある情勢等を説明。参加者が理解を深める。
3. 続く20分で議論する。
4. 最後の10分で結論を出すと同時に次の会議を開くタイミングや、その際の議案について確認する。

ゴールデンルールを実現するには、提案者が会議参加者に「提案書」と補足資料を電子メールで送付しておくこと。

提案書には次の項目「6W2H」が明確にされている必要がある。 

1. what --目的は何か？どのテーマについてどんな意思決定をしたいのか？
2. why --どのような理由、あるいは目的で、その意思決定を下したいのか？ 
3. who --プランを実行するのは誰（どの部署）で、それによって誰（どの部署）が利益を得るのか？
4. when --プラン実行のスケジュールは？
5. where --プランの対象範囲は全国的、会社的なレベルか、それとも限定された事業エリア、組織か？
6. which --プランの目的達成のための方法は1つしかないのか？複数ある場合、各方法の違いは？どの方法がベストだと考えるか？その理由は？
7. how to do --プラン実行の具体的方法は？
8. how much --プラン実行には予算がいくら必要か？その予算をどのセクションが負担するのか？
9. メリットとデメリットに関する予測 --プランが成功した場合のメリット、失敗した場合のデメリットは？
10. 「ベンチマーク（基準）」 --プランの実行過程で予測された効果が上がらなかった場合、どの段階でプランを見直し、あるいは中止するのか。また、どの段階でプランの進捗状況を今後の会議で報告するのか？

あとは、提案書の根本にかかわる問題だけを徹底的に議論し、結論を出すことに全員で心血を注げばいい。

日本の無駄な会議時間。